En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:
1. Datos Generales
El responsable del tratamiento de sus datos personales es SOFTWARE SOLUTIONS TECNOLOGIES S.A.S, con sede principal en la ciudad de Bogotá con portal Web. www.sstec.com.co
Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES tiene dispuestos.
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S
NIT: 900.878.482-1
Dirección: Cra 78 No 17 – 55 Centro comercial Meridiano 13 Oficina 410 Barrio: la felicidad localidad de Fontibón
Numero: 322 9423738
2. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
3. POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.
El objetivo de esta Política es definir los lineamientos necesarios para garantizar el ejercicio del derecho a la intimidad de las personas, mediante la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos. La Política para el Tratamiento de Datos Personales es aplicable a los datos personales contenidos en las bases de datos que se encuentran bajo la responsabilidad de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. y que sean susceptibles de algún acceso o tratamiento por parte de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S., su personal o algún tercero.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones. S SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S.
De igual manera SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. informa que durante varios años de trayectoria, por motivos de la prestación de servicios de desarrollo de software y hardware enfocado a la industria del transporte terrestre, ha recopilado, conservado y usado información de personas, para darle los siguientes tratamientos, directamente o a través de terceros: consultar, ser objeto de trámite administrativo, enviar de información, contactar telefónicamente, solicitar diligenciamiento de encuesta, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los datos que como titular nos suministre para incorporarlos en las distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos o manuales de todo tipo con que cuenta SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S.. Estos tratamientos han sido realizados con finalidades de prestación de servicios desarrollo de software y hardware enfocado a la industria de transporte terrestre, Smart Mtto plataforma para la gestión del mantenimiento automotriz en tiempo real, cumplimiento de exigencias normativas, comerciales, promocionales, Informativas, de seguridad, mejoramiento de la calidad y de evaluación de posicionamiento externo de la institución y sus actividades. Más adelante serán detalladas las finalidades enunciadas de acuerdo a los tipos de datos manejados. Las demás finalidades que no se encuentren contempladas en esta Política, cuyo origen no sea normativo, deberán ser expresamente autorizadas por los titulares de los datos.
En la actualidad SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. desea continuar con el tratamiento y la recolección de la información para los fines descritos en esta Política, y para ello requiere autorización de los titulares que suministren información para sus bases de datos para darles tratamiento distinto a los autorizados por las normas jurídicas.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso en específico en la plataforma SMART MTTO cuyo titular sea una persona natural o jurídica.
5. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normalidad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones
Autorización:
Toda manifestación de voluntad, libre, especifica, informada y explicita, de forma oral o escrita, mediante la que el Titular acepta, ya sea mediante de una declaración o conducta inequívoca mediante la cual se infiere razonablemente el otorgamiento del tratamiento de datos personales que le conciernen.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados, y aplicadas a datos personales, como la recolección, registro, organización, conservación, elaboración o modificaciones, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a los mismos, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, supresión, modificación o destrucción.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Políticas de tratamiento de datos personales:
Conjunto de directrices que tienen como propósito informar y definir tanto las reglas de tratamiento de datos personales en una organización como las pautas para que el titular ejerza sus derechos.
Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Base de datos:
Todo conjunto estructurado de datos personales, accesibles con arreglo a criterios determinados.
Titular del dato:
Persona natural propietaria de la información suministrada, la cual es objeto del tratamiento.
Delegado o área responsable:
Persona natural o área de la Compañía delegada para: i) la implementación y correcto funcionamiento de las políticas del tratamiento de datos personales; ii) dar trámite y respuesta a las solicitudes del Titular de la información; iii) Cooperar y dar respuesta oportuna a las solicitudes de la autoridad de control.
Dato público:
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia:
la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
5. PRINICIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:
El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad:
La actividad del tratamiento de datos personales que realice SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso en la plataforma de SMART MTTO o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad:
El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia:
En el tratamiento de datos personales, SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. será de medio.
Principio de seguridad:
La información sujeta a tratamiento por SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso la información registrada en la plataforma de SMART MTTO se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad:
Todas las personas que laboren o tengan vínculos en SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso con la plataforma SMART MTTO que, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
Titular
Para efectos de esta Política se entenderán como titulares de datos personales, personas naturales o jurídicas entre ellas los pacientes y usuarios del servicio de salud, los proveedores, clientes, benefactores, estudiantes, profesionales de la salud y empleados en general.
Autorización
SMART MTTO requiere la autorización previa informada y expresa del titular la cual será obtenida por medios escritos bien sea físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior.
Al solicitar la información al Titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.
No se requiere autorización del Titular de los datos personales cuando se trate de:
1. Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales;
2. datos personales de naturaleza pública;
3. casos de urgencia médica o sanitaria;
4. información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
5. datos relacionados con el registro civil de las personas.
Derechos del titular
El Titular tendrá derecho a conocer rectificar y actualizar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización salvo casos excepcionales por ley, ser informado sobre el uso que se le da a sus datos personales, presentar consultas e interponer quejas, solicitar revocatoria a SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. por incumplimiento en la normatividad y a acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Deberes del titular
El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso a la plataforma SMART MTTO y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada a SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso a la plataforma SMART MTTO se exime de cualquier responsabilidad.
Deberes del responsable
El responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.
7. TIPO DE INFORMACIÓN REGISTRADA
Para facilitar el contacto con los Titulares, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. SMART MTTO obtiene información a través de las siguientes fuentes:
• Cuando el paciente o usuario voluntariamente brinda información.
• En los procesos de atención asistencial.
• En los procesos de facturación de servicios.
• Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
• En los procesos de actividades comerciales
• En desarrollo de actividades educativas
• En el ejercicio de procesos laborales
• Nombre, direcciones y números de teléfono
• Fecha y lugar de nacimiento, así como su género
• Direcciones de correo electrónico.
• Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información
• familiar o laboral.
• Número de cédula, pasaporte, nacionalidad y país de residencia
• Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas
• Uso de servicios.
• Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
• Información personal brindada a la oficina de Atención al Usuario.
• La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:
8. UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Además de las finalidades generales enunciadas en la parte introductoria de esta Política, se tienen las siguientes, las cuales son comunes a los datos de todos los tipos de titulares: Eficiente comunicación relacionada con los servicios y alianzas a través de diferentes medios. Verificar la veracidad de los datos suministrados. Ofrecer información sobre campañas, investigaciones, programas especiales. Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y educación al usuario. Realizar encuesta de satisfacción de servicios. Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.
S SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso la plataforma de SMART MTTO atendiendo a las diferentes relaciones que tiene con los tipos de titulares de datos personales, puede tener finalidades especiales en los tratamientos de los datos, las cuales se indican a continuación. Los diferentes tipos de titulares pueden ser: colaboradores, contratistas o proveedores, representantes o colaboradores de entidades responsables de pago de servicios de salud o usuario en general.
8. FINALIDADES DE UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos de usuarios: Obtener datos fundamentales, Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de colaboradores realización de publicaciones internas y externas Apertura y gestión de acceso y de soporte a plataformas tecnológicas propias de la organización Brindar información a empresas que solicitan verificar datos internos. Lo anterior previa verificación de fuente y uso de datos, se debe centrar en la verificación más no en el suministro de la información. Ser contactado directamente en caso de ser requerido, en razón de sus funciones. Detectar las necesidades de capacitación Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas: Evaluación de bienes y servicios prestados por proveedores y contratistas. Seguimiento y gestión de la relación contractual. Verificar la idoneidad para el desempeño del uso de la plataforma SMART MTTO.
Finalidades especiales de los datos personales de representantes o colaboradores de entidades responsables de pago de la prestación de los servicios de uso de la plataforma SMART MTTO para la gestión del mantenimiento automotriz en tiempo real.
Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de SMART MTTO o algún otro servicio que el Titular solicite, SMART MTTO puede utilizar esta información para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial, procesamiento y verificación de medios de pago, correspondencia de nuestra área de Atención al Usuario, y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llagasen a implementar.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
SMART MTTO cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo, procederán las siguientes excepciones:
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
b) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
c) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
c) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas pre contractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
10. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
11. NEGATIVA A TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
Si el usuario considera que SMART MTTO no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas, o no quiere recibir materiales informativos relativos a la SMART MTTO debe escribir al correo electrónico jesus,[email protected], manifestando su negativa.
12. DEBERES DE SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso SMART MTTO reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, SMART MTTO utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, SMART MTTO tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
13. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
SMART MTTO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Manifestación de la autorización
La autorización a SMART MTTO para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
14. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso la plataforma de SMART MTTO obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por SMART MTTO de manera previa al tratamiento de los datos personales.
Prueba de la autorización
SMART MTTO conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, SMART MTTO podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
15. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
Datos sensibles
Para el caso de datos personales sensibles, SMART MTTO podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
16. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de SMART MTTO y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
17. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, SMART MTTO pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
18. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
a. Reclamos
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S., asunto no conformidad SMART MTTO al correo electrónico [email protected], Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Petición de actualización y/o rectificación
SMART MTTO rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico [email protected]
2. SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso lo relacionado con la plataforma SMART MTTO podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
c. Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a SMART MTTO supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S.. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
19. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. em este caso la información registrada en SMART MTTO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
21. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE BILYM SERVICIOS SAS
En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso los datos personales registrados en SMART MTTO tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con SMART MTTO y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. en este caso la información personal registrada en SMART MTTO también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
22. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOFTWARE SOLUTIONS TECHNOLOGIES S.A.S. será la responsable del tratamiento de los datos personales.
23. VIGENCIA
La presente política rige a partir de su aprobación.
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